Kompiuterizuotos rinkinių apskaitos, muziejuje vykdomos dirbant su Lietuvos integralia muziejų informacine sistema (LIMIS), tvarka (rekomenduojamas dokumento projektas)

 

     • BENDROSIOS NUOSTATOS

     • MUZIEJAUS KOMPIUTERIZUOTOS RINKINIŲ APSKAITOS BENDRIEJI REIKALAVIMAI

     • NUOLATINIAM SAUGOJIMUI Į MUZIEJŲ PRIIMTŲ EKSPONATŲ APSKAITA

     • EKSPONATŲ INVENTORIZACIJA

     • INVENTORINĖS KNYGOS

     • TRUMPAI IR ILGAI SAUGOTI PRIIMTŲ-PERDUOTŲ EKSPONATŲ IR KITŲ VERTYBIŲ APSKAITA

     • EKSPONATŲ JUDĖJIMAS MUZIEJUJE

     •  LIMIS SISTEMA SUFORMUOTŲ, ATSPAUSDINTŲ IR PATVIRTINTŲ

     • RINKINIŲ TIKRINIMAS IR PERDAVIMAS

     • EKSPONATŲ IR KITŲ VERTYBIŲ KONSERVAVIMAS BEI RESTAURAVIMAS

     • EKSPONATŲ VERTINIMAS IR PRISKYRIMAS RINKINIAMS

   

BENDROSIOS NUOSTATOS

  1. Muziejaus (toliau – Muziejus) kompiuterizuotos rinkinių apskaitos, vykdomos dirbant su Lietuvos integralia Muziejų informacine sistema (toliau – LIMIS, LIMIS sistema, informacinė sistema, Sistema), tvarka (toliau – Tvarka) nustato dokumentacijos, susijusios su Muziejaus rinkiniuose saugomų eksponatų kompiuterizuota apskaita, formavimu, informacijos apie eksponatų priėmimą į Muziejų, priskyrimą rinkiniams, vertinimą, judėjimą, tikrinimą, restauravimą pateikimą Sistemos duomenų bazėse bei elektroninių apskaitos dokumentų spausdinimo ir tvirtinimo tvarką.
  2. Muziejaus rinkinių kompiuterizuota apskaita atliekama vadovaujantis Muziejuose kaupiamų ir saugomų rinkinių apskaitos reikalavimais, numatytais Lietuvos Respublikos Muziejų įstatyme (1995 m. birželio 8 d. Nr. I-930, aktuali redakcija), Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2010 m. sausio 7 d. įsakymu Nr. ĮV-6 „Dėl skaitmeninio turinio kūrimo, saugojimo ir prieigos standartų ir norminių dokumentų sąrašų patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. ĮV-675 „Dėl Lietuvos integralios Muziejų informacinės sistemos LIMIS diegimo nacionaliniuose ir respublikiniuose Muziejuose“, Lietuvos integralios Muziejų informacinės sistemos nuostatų aktualia redakcija, kitais teisės aktais, susijusiais su Muziejuose kupiamų ir saugomų eksponatų ir kitų vertybių kompiuterizuota apskaita, skaitmeninimu ir sklaidai skirtos informacijos viešinimu, ir šia Tvarka.

 

MUZIEJAUS KOMPIUTERIZUOTOS RINKINIŲ APSKAITOS BENDRIEJI REIKALAVIMAI

  1. Muziejaus direktoriui priėmus Įsakymą dėl eksponatų rašytinės apskaitos nutraukimo ir perėjimo prie kompiuterizuotos apskaitos dirbant su LIMIS, Muziejuje rašytinė eksponatų apskaita nutraukiama ir pradedama vykdyti kompiuterizuota eksponatų apskaita, tam naudojant LIMIS.
  2. Prieš pradedant vykdyti Muziejaus eksponatų apskaitą LIMIS sistema, kiekvienoje eksponatų apskaitos rašytinėje knygoje ir aktų registracijos knygose po paskutiniojo eksponato aprašo pažymima: „Nuo Nr. … (nurodomas po paskutiniojo rašytinio Nr. einantis Nr.) pirminė apskaita / inventorizavimas / aktų registravimas vykdomas Lietuvos integralia Muziejų informacine sistema ( LIMIS)“. Nurodoma įrašo data, pasirašo rinkinio saugotojas ir vyr. fondų saugotojas.
  3. Tuo atveju, jei LIMIS sistemoje nėra galimybės pagal Muziejuje patvirtintą tvarką tinkamai vykdyti kurių nors eksponatų, jų apskaitos etapų apskaitos, suformuoti Muziejui reikalingus apskaitos dokumentus, vykdoma šių eksponatų ir jų apskaitos etapų rašytinė apskaita ir apskaitos dokumentai formuojami rašytine forma. Atsiradus galimybei kompiuterizuotai LIMIS sistema vykdyti šių eksponatų, jų apskaitos etapų, Muziejui reikalingų dokumentų formavimą, šių eksponatų, apskaitos etapų ir dokumentų formavimas vykdomas kompiuterizuotai LIMIS sistema.
  4. Vykdant Muziejaus eksponatų kompiuterizuotą apskaitą, privaloma laikytis visų pagrindinių rašytinės eksponatų apskaitos taisyklių.
  5. LIMIS sistemoje pateikta eksponatų apskaitos informacija saugoma LIMIS DB ir, vadovaujantis šios Tvarkos reikalavimais, apskaitos dokumentai (apskaitos aktai, pirminės apskaitos ir inventorinės knygos) išspausdinami ant popieriaus, dokumentai pasirašomi, susegami į bylas ir įforminami šioje Tvarkoje nustatyta tvarka:
    • Pasibaigus kalendoriniams metams, eksponatų apskaitos aktų bylos lapai įrišami ir sunumeruojami, suformuojamas bylos antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma, kad: „Šioje byloje sunumeruota, suvarstyta ir antspaudu patvirtinta … (žodžiais ir skliausteliuose skaičius skaitmenimis)lapų nuo Nr. … iki Nr. ….“, nurodoma, kokie yra byloje pakoregavimai (jei jų yra) ir kitos bylos ypatybės. Pasirašo rinkinio saugotojas ir vyr. fondų saugotojas.
    • Pasibaigus kalendoriniams metams, kiekviena eksponatų pirminės apskaitos, inventorizavimo ir aktų registracijos knyga įrišama ir patvirtinama antspaudu, lapai sunumeruojami. Kiekvienos knygos paskutiniojo lapo antroje pusėje vyr. fondų saugotojas ar kitas įgaliotas darbuotojas įrašo: „Šioje knygoje sunumeruota, suvarstyta ir antspaudu patvirtinta… (skaičius žodžiais ir skliausteliuose skaičius skaitmenimis) lapų nuo Nr. … iki Nr. ….“. Šis įrašas patvirtinamas Muziejaus antspaudu ir įrašą padariusio Muziejaus darbuotojo parašu.
    • Kiekvienos eksponatų pirminės apskaitos, inventorizavimo knygos paskutiniajame lape vyr. fondų saugotojas ar kitas Muziejaus įgaliotas darbuotojas įrašo eksponatų, kurių duomenys knygoje pateikti, apskaitos numerių ir saugojimo vienetų skaičių bei pastebėtus netikslumus (pasikartojimai, praleidimai, taisymai), nurodo knygos suformavimo datą ir pasirašo. Parašas tvirtinamas Muziejaus antspaudu. Knygas pasirašo Muziejaus steigėjo įgaliotas asmuo, jos patvirtinamos Muziejaus steigėjo kanceliarijos arba struktūrinio padalinio, atsakingo už Muziejaus veiklą, antspaudu.
  6. Visose eksponatų saugojimo ir eksponavimo vietose (saugyklose, ekspozicijų ir parodų salėse) sudaromuose topografiniuose sąrašuose nurodyta eksponatų saugojimo vietos informacija turi sutapti su LIMIS sistemoje nurodyta eksponatų saugojimo vietos informacija.
  7. LIMIS sistemoje įvestus eksponatų apskaitos dokumentus po to, kai jie yra atspausdinti, patvirtinti antspaudais ir atsakingų darbuotojų parašais, pakartotinai išspausdinti ir įforminti kaip pagrindinius eksponatų apskaitos dokumentus griežtai draudžiama.
  8. Šioje Tvarkoje nustatytais atvejais, vadovaujantis Rinkinių komplektavimo komisijos posėdžio nutarimu, nurodžius posėdžio datą bei protokolo numerį, pakoregavimai LIMIS sistema suformuotuose, ant popieriaus atspausdintuose, antspaudais ir atsakingų darbuotojų parašais patvirtintuose dokumentuose įrašomi ranka raudonu rašalu. Po kiekvienu iš pataisymų pasirašo juos padaręs darbuotojas ir vyr. fondų saugotojas. Atitinkamai tokie pakoregavimai turi būti padaryti ir LIMIS sistemoje suformuotuose eksponatų apskaitos dokumentuose (pakoregavimų pagrindas nurodomas koreguojant pagrindinius eksponato aprašo duomenis).
  9. Pagrindiniai eksponato duomenys yra: eksponato pirminės apskaitos šifras ir numeris, inventorinis šifras ir numeris, senieji apskaitos šifrai ir numeriai (jei yra), pavadinimas, informacija apie autentiškumą, sudedamųjų dalių kiekį, autorių (jei yra), gamintoją (jei yra), radėją (jei yra), įrašai, ženklai signatūros, medžiaga, atlikimo, pagaminimo technika, matmenys, būklė, išsamus būklės aprašymas, įsigijimo dokumento pavadinimas, data ir numeris, vertė, įvertinimo dokumento pavadinimas ir numeris, eksponato pateikėjas, kaina.
  10. Gaisro, stichinės nelaimės, techninės avarijos metu ar dėl kitų force majeure aplinkybių sugadintus Muziejaus rinkinių apskaitos dokumentus (apskaitos aktus, Muziejaus eksponatų pirminės apskaitos, inventorines knygas) pakartotinai atspausdinti ir įforminti galima tik gavus raštišką steigėjo leidimą. Tokiu atveju parengiamas aktas, kuriame nurodoma, kada ir kokiu dokumentu remiantis eksponatų apskaitos aktai ar apskaitos knygos buvo pakartotinai atspausdintos ir įformintos. Gaisro, stichinės nelaimės, techninės avarijos metu ar dėl kitų force majeure aplinkybių iš dalies sugadinti Muziejaus eksponatų apskaitos dokumentai toliau saugomi Muziejuje.

 

NUOLATINIAM SAUGOJIMUI Į MUZIEJŲ PRIIMTŲ EKSPONATŲ APSKAITA

  1. Nuolat saugoti į Muziejų priimtų eksponatų aktus rengia Muziejaus vyr. fondų saugotojas arba rinkinio saugotojas, arba kitas Muziejuje eksponatų apskaitą vykdyti, apskaitos aktus rengti įgaliotas darbuotojas (Pastaba: atsižvelgiant į tai, kad Muziejuose dirbančių vyr. fondų saugotojų, rinkinių saugotojų, apskaitos skyrių darbuotojų ir kitų už eksponatų apskaitą atsakingų darbuotojų pareigybės skiriasi, kiekvienas Muziejus šį punktą ir atitinkamus kitus punktus rebngiamoje savo muziejaus Tvarkoje suformuoja atitinkamai pagal tai, kas turi teisę rengti eksponatų priėmimo saugoti į Muziejų aktus).
  2. Eksponatų pirminė apskaita vykdoma LIMIS sistemoje. Priimant eksponatą nuolat saugoti į Muziejų, privaloma užpildyti šiuos LIMIS sistemoje esančius eksponatų pagrindinio aprašo informacinius laukus: Fondas, Rinkinys, Pirminės apskaitos šifras ir numeris, Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Autorius (jei yra), Gamintojas(jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Radimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas, Medžiaga (jei žinoma), Atlikimo, pagaminimo technika (jei žinoma), Matmenys, Būklė, Būklės išsamus aprašymas (jei reikia), Publikavimas (nurodomas požymis, ar galima publikuoti į LIMIS-C, LIMIS-K, kitas DB). Kartu pateikiama svarbiausia informacija kortelėse Įsigijimas ir vertinimas (be kitos informacijos, joje privaloma nurodyti ir autorių turtinių teisių turėtojus, autorių kūrinių skaitmeninių kopijų pakartotinio naudojimo galimybes), Saugojimo vieta. Informacija apie įrašą padariusį darbuotoją ir įrašo datą LIMIS sistemoje išsaugoma automatiškai.
  3. Nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai formuojami LIMIS sistemoje, laikantis rašytinės apskaitos reikalavimų ir naudojant LIMIS sistemoje pateiktų eksponatų priėmimo į muziejų nuolat saugoti šablonų formas.
  4. LIMIS sistemoje suformuoti nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai išspausdinami ne mažiau kaip dviem egzemplioriais.
  5. Atspausdinti nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai nustatyta tvarka pasirašomi ir patvirtinami Muziejaus direktoriaus arba jį pavaduojančio asmens parašu ir Muziejaus antspaudu.
  6. Papildoma informacija, ekspertų išvados, susijusios su akte išvardytų eksponatų atributavimu, priėmimu į Muziejų, įrašomos į laisvai pildomą akto lauką ir atvaizduojamos atspausdintame LIMIS suformuotame akte arba pridedamos prie akto atskiru priedu.
  7. Nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai registruojami ir kaupiami LIMIS sistemos duomenų bazėje, o atspausdinti dokumentai segami į bylas chronologine tvarka, bylos įforminamos pagal šios Tvarkos 7.1 punkto reikalavimus.
  8. Pasibaigus kalendoriniams metams, vyr. fondų saugotojas ar kitas šį darbą atlikti įgaliotas darbuotojas LIMIS sistemoje suformuoja, atspausdina ir įformina Nuolat saugoti priimtų-perduotų eksponatų aktų registracijos knygą.
  9. Kiekvienais metais registruoti aktus pradedama nuo pirmo numerio.
  10. Tuo atveju, jei fomuojant eksponatų priėmimo nuolat saugoti aktą eksponatams dar nėra suteiktas pirminės apskaitos knygos šifras ir apskaitos numeris, vyr. fondų saugotojas arba kitas Muziejuje eksponatų pirminę apskaitą tvarkyti įgaliotas asmuo, suteikus priimtiems eksponatams pirminės apskaitos knygos šifrą ir numerį, LIMIS saugomoje akto informacijoje įveda pirminės apskaitos knygos šifrą, numerį ir aktą užregistruoja. Tada pirminės apskaitos knygos šifras ir numeris užrašomi ant eksponato ir ranka įrašomi į anksčiau atspausdintą ir įformintą priėmimo nuolat saugoti aktą.
  11. Priklausomai nuo gautų eksponatų kiekio, kas ketvirtį, kas pusmetį arba vieną kartą per metus (iki kitų metų sausio 15 d.) vyr. fondų saugotojas ar kitas už eksponatų apskaitą Muziejuje atsakingas darbuotojas LIMIS sistemoje suformuoja ir atspausdina Muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygas. Pasibaigus kalendoriniams metams, jos įforminamos pagal šios Tvarkos 7.2 punkto reiklavimus.
  12. Specialiųjų Muziejaus rinkinių apskaita ir inventorinimas LIMIS sistemoje vykdomas tokia pat tvarka, kaip ir kitų Muziejaus rinkinių, laikantis specialiųjų rinkinių apskaitos reikalavimų.

 

EKSPONATŲ INVENTORIZACIJA

  1. Inventorizacijos laikotarpiu LIMIS sistemoje aktualia informacija papildžius ir, reikalui esant, patikslinus eksponato priėmimo į Muziejų metu pateiktus duomenis, LIMIS sistemoje užpildyti turi būti šie informaciniai laukai: Fondas, Rinkinys, Pirminės apskaitos šifras ir numeris, Inventoriaus šifras ir numeris, Senas šifras ir numeris (jei yra), Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis (jei yra), Struktūrinių dalių kiekis (jei yra), Autorius (jei yra), Gamintojas (jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas (jei reikia), Išsamus eksponato aprašymas, Sklaidai ir informacijos perklausymui garsu skirtas eksponato aprašas[1], Įrašai, ženklai, signatūros (jei yra), Medžiaga, Atlikimo, pagaminimo technika, Matmenys, Būklė, Būklės išsamus aprašymas (jei reikia), Koordinatės, Susiję eksponatai, Publikavimas (nurodomas požymis, ar galima publikuoti į LIMIS-C, LIMIS-K, kitas DB). Turi būti pateikti duomenys ir kortelėse Įsigijimas ir vertinimas (be kitos informacijos, joje privaloma nurodyti ir autorių turtinių teisių turėtojus, kūrinių skaitmeninių kopijų pakartotinio naudojimo galimybes), Saugojimo vieta. Informacija apie duomenis pateikusį darbuotoją ir įrašo datą LIMIS sistemoje išsaugoma automatiškai.

 

INVENTORINĖS KNYGOS

  1. Kasmet iki sausio 15 d. rinkinių saugotojai ar kiti rinkinių eksponatų apskaitą Muziejuje vykdyti įgalioti darbuotojai LIMIS sistemoje suformuoja jų materialinei atsakomybei priskirtų rinkinių inventorines knygas, pasirinkdami tokias inventorinių knygų šablonų formas, kurios atitinka rinkinių specifiką. Atspausdintos knygos įforminamos pagal šios Tvarkos 7.2 punkte nurodytus reiklavimus.
  2. Eksponatų inventorizacijos procesas dirbant su LIMIS apima privalomų duomenų apie eksponatus pateikimą LIMIS informaciniuose laukuose, eksponato duomenų patvirtinimą sistemoje, elektroninių dokumentų suformavimą, atspausdinimą ir inventorinių knygų suformavimą bei patvirtinimą.
  3. Eksponato inventorinis šifras ir inventorinis apskaitos numeris, suformavus ir įforminus inventorines knygas, turi būti ranka įrašomas į nuolat saugoti priimtų eksponatų aktą ir į eksponatų pirminės apskaitos knygą, jei tokia informacija šiuose dokumentuose nebuvo pateikta prieš juos suformuojant LIMIS sistemoje.
  4. Visi eksponato pagrindinių duomenų pakoregavimai LIMIS sistemoje suformuotoje ir atspausdintoje bei šioje Tvarkoje nustatytu būdu patvirtintoje inventorinėje knygoje ir LIMIS sistemoje galimi tik tokie, kurie yra nurodyti Muziejaus Rinkinių komplektavimo komisijos posėdžių protokoluose ir Muziejaus direktoriaus priimtuose įsakymuose.
  5. Pagrindiniams eksponato duomenims nepriskirta informacija, esant reikalui, LIMIS sistemoje gali būti koreguojama, papildoma Muziejaus darbuotojų, kuriems tokios teisės yra suteiktos, iniciatyva ir be atskiro leidimo. Prie šių pakoregavimų priskiriama: aprašų papildymas aktualia, tyrinėjimų metu paaiškėjusia informacija, anksčiau pateiktos informacijos patikslinimas, dalykinių, loginių, korektūros, stiliaus, rašybos ir kitų klaidų ištaisymas. Duomenys apie visus eksponato aprašo pakeitimus, jų datą ir šuos pakoregavimus atlikusius darbuotojus, automatiškai ya fiksuojami ir archyvuojami LIMIS DB.
  6. Muziejaus darbuotojai, perkeliantys duomenis iš rašytinės apskaitos dokumentų į LIMIS, pastebėję dalykines, loginės, korektūros, stiliaus, rašybos ir kitas klaidas rašytinių dokumentų ne pagrindiniuose eksponato aprašo duomenyse, LIMIS sistemoje formuojamame eksponato apraše šias klaidas ištaiso savo iniciatyva ir be atskiro leidimo. Jei pastebėtos klaidos yra paliktos rašytinių dokumentų pagrindiniuose eksponato duomenyse, apie tokias klaidas Muziejaus darbuotojai turi informuoti Muziejaus rinkinių komplektavimo komisiją ir LIMIS sistemoje duomenis pakoreguoti tik gavę komisijos protokolą, kuriame nurodyta tokias klaidas ištaisyti.
  7. Įrašai suformuotose, išspausdintose ir patvirtintose inventorinėse knygose apie pakeistą eksponato saugojimo vietą (išskyrus perdavimą-priėmimą trumpai saugoti) įrašomi ranka, nurodant įrašo datą.
  8. Jei nustatytu laikotarpiu rinkinio eksponatų inventorizacija nebuvo vykdoma, inventorinėje knygų naujų įrašų nebuvo, inventorinės knygos LIMIS sistemoje suformuoti ir atspausdinti nereikia.

 

TRUMPAI IR ILGAI SAUGOTI PRIIMTŲ-PERDUOTŲ EKSPONATŲ IR KITŲ VERTYBIŲ APSKAITA

  1. Trumpai ir ilgai saugoti perduotų eksponatų ir kitų vertybių aktus rengia Muziejaus darbuotojas, kuriam pavesta vykdyti tokias pareigas.
  2. Trumpai ir ilgai saugoti perduodami Muziejaus eksponatai turi būti suskaitmeninti (turi būti sukurtos eksponatus identifikuojančios skaitmeninės bylos, eksponatai aprašyti LIMIS sistemoje, metaduomenys susieti su eksponatus identifikuojančiuomis skaitmeninėmis bylomis, sklaidai skirta informacija paviešinta, nurodyta, ar sklaidai skitrus eksponatų duomenis galima eksportuoti į kitas duomenų bazes).
  3. Trumpai ir ilgai Muziejui saugoti perduotų eksponatų aktai bei laikinai į Muziejų saugoti priimtų vertybių aktai tais atvejais, kai į Muziejų priimamos planuojamos įsigyti vertybės, LIMIS sistemoje kompiuterizuotai formuojami laikantis rašytinės apskaitos reikalavimų, privalomai užpildant šiuos LIMIS informacinės sistemos laukus: Laikinas apskaitos šifras ir numeris, Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Struktūrinių dalių kiekis (jei yra), Autorius (jei yra), Gamintojas (jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas (jei reikia), Medžiaga, Atlikimo, pagaminimo technika, Matmenys, Būklė, Išsamus būklės aprašymas (jei reikia). Įrašą įvedusio darbuotojo pavardė ir įrašo data LIMIS sistemoje fiksuojami automatiškai.
  4. LIMIS sistema suformuoti, atspausdinti trumpai ir ilgai saugoti Muziejui perduotų eksponatų aktai ir laikinai saugoti priimtų Muziejinių vertybių aktai, kai priimamos įsigyti planuojamos vertybės, nustatyta tvarka yra tvirtinami Muziejaus direktoriaus arba jį pavaduojančio asmens parašu ir Muziejaus antspaudu.
  5. LIMIS sistemoje suformuoti, atspausdinti bei Muziejuje nustatyta tvarka įforminti eksponatų perdavimo ilgai saugoti aktai ir į aktus įtrauktų eksponatų skaitmeninių vaizdų kopijos kartu su jas identifikuojančiais eksponatų aprašais pridedami prie Muziejaus ir eksponatus priimančių fizinių ar juridinių asmenų sudaromų eksponatų ilgalaikio saugojimo sutarčių.
  6. Duomenys apie LIMIS sistemoje aprašytus trumpai ir ilgai į Muziejų saugoti priimtus eksponatus ir kitas vertybes LIMIS viešosiose prieigose nėra viešinami ir į kitas duomenų bazes nėra teikiami (šių eksponatų ir kitų vertybių sklaidai skirtus duomenys viešina ir į kitas duomenų bazes teikia, juridiniai ir fiziniai asmenys, kurie yra šių objektų savininkai).
  7. Trumpai ir ilgai į Muziejų saugoti perduotų eksponatų aktai registruojami ir kaupiami LIMIS sistemoss duomenų bazėje, o atspausdinti dokumentai segami į bylas chronologine tvarka, bylos įforminamos pagal šios Tvarkos 7.1 punkto reikalavimus.
  8. Pasibaigus kalendoriniams metams, vyr. fondų saugotojas ar kitas įgaliotas darbuotojas LIMIS sistemoje suformuoja, atspausdina ir įformina Laikinai (trumpai ir ilgai) saugoti perduotų eksponatų aktų registracijos knygas. Šios knygos įforminamos pagal šios Tvarkos 7.2 punkto reikalavimus.
  9. Muziejaus direktoriaus įsakymu turi būti patvirtinta tvarka, nustatanti, ar Muziejuje formuojamos atskiros ar bendros trumpai ir ilgai į muziejų priimtų saugoti eksponatų bei kitų vertybių aktų apskaitos knygos.
  10. Visi trumpai ir ilgai į Muziejų saugoti priimtų eksponatų ir kitų vertybių aoskaitos aktai formuojami LIMIS sistema, o jei tokių galimybių šioje Sistemoje laikinai ar visai nėra arba jos neatitinka Muziejaus poreikių, šie aktai formuojami vykdant rašytinę apskaitą atitinkamai pagal jos reikalavimus.
  11. Duomenys apie į Muziejų ilgai saugoti priimtus eksponatus ir kitas vertybes per mėnesio laikotarpį turi būti pateikti į Muziejaus LIMIS elektroninį katalogą, suteikiant šiems objektams laikinus apskaitos numerius ir užpildant šiuos laukus: Laikinas apskaitos šifras ir numeris, Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Struktūrinių dalių kiekis (jei yra), Autorius (jei yra), Gamintojas (jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Radimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas (jei reikia), Medžiaga, Atlikimo, pagaminimo technika, Matmenys, Būklė, Išsamus būklės aprašymas (jei reikia). Įrašą įvedusio darbuotojo pavardė ir įrašo data LIMIS sistemoje fiksuojami automatiškai.
  12. Pasibaigus kalendoriniams metams, vyr. fondų saugotojas arba kitas darbuotojas, kuriam Muziejuje pavesta vykdyti šias veiklas, LIMIS sistemoje suformuoja ir atspausdina Ilgai ir trumpai saugoti į Muziejų priimtų eksponatų ir kitų vertybių aktų apskaitos knygą (-as). Ji(-os) įforminama pagal šios Tvarkos 7.2 punkto reiklavimus.

 

EKSPONATŲ JUDĖJIMAS MUZIEJUJE

  1. Eksponatų judėjimo Muziejuje aktus rengia vyr. fondų saugotojas arba rinkinio saugotojas, arba kitas darbuotojas, kuriam Muziejuje pavesta vykdyti šias veiklas.
  2. Eksponatų judėjimo Muziejuje aktai LIMIS sistema formuojami laikantis rašytinės apskaitos reikalavimų, juose eksponatų kaina ir vertė nenurodoma.
  3. LIMIS sistema suformuoti Eksponatų judėjimo Muziejuje aktai išspausdinami ne mažiau kaip trimis egzemplioriais.
  4. Atspausdinti eksponatų judėjimo Muziejuje aktai nustatyta tvarka pasirašomi ir patvirtinami Muziejaus direktorius arba jį pavaduojančio asmens parašu ir Muziejaus antspaudu.
  5. Eksponatų judėjimo Muziejuje aktai registruojami ir kaupiami LIMIS sistemos duomenų bazėje, o atspausdinti dokumentai segami į bylas chronologine tvarka. Bylos antraštinis lapas ir bylos baigiamasis įrašas rengiamas pagal šios Tvarkos 7.1 punkto reikalavimus. Baigiamasis įrašas tvirtinamas įrašą padariusio darbuotojo parašu ir Muziejaus antspaudu.
  6. Pasibaigus kalendoriniams metams, vyr. fondų saugotojas arba kitas darbuotojas, kuriam Muziejuje pavestos šios pareigos, LIMIS sistemoje suformuoja, atspausdina ir įformina eksponatų judėjimo Muziejuje aktų registracijos knygą. Baigiamasis įrašas, parengtas pagal šios Tvarkos 7.2 punkto reikalavimus, tvirtinamas įrašą padariusio darbuotojo parašu ir Muziejaus antspaudu.
  7. Perkeliant eksponatus iš vieno rinkinio į kitą, formuojamas Eksponatų judėjimo Muziejuje aktas (nuolatinis perdavimas), kuris įforminamas ir archyvuojamas vadovaujantis šia Tvarka.

 

LIMIS SISTEMA SUFORMUOTŲ, ATSPAUSDINTŲ IR PATVIRTINTŲ APSKAITOS DOKUMENTŲ IR DUOMENŲ APIE EKSPONATUS SAUGOJIMAS

  1. Visi LIMIS sistema suformuoti, atspausdinti ir šioje Tvarkoje nurodyta tvarka patvirtinti eksponatų ir kitų vertybių apskaitos dokumentai metus laiko saugomi Muziejaus administracijoje esančiose nedegiose rakinamose spintose arba seifuose, o vėliau perduodami neribotam laikui saugoti į Muziejaus archyvą.
  2. LIMIS sistemos DB sukaupti Muziejaus LIMIS elektroninio katalogo duomenys archyvuojami saugomi, kopijuojami, atkuriami LIMIS duomenų saugos nuostatuose ir kituose LIMIS duomenų saugą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatyta tvarka. Už šių duomenų saugumą, atkūrimą pagal Muziejaus ir LIMIS valdytojo ir tvarkytojo (Lietuvos dailės muziejaus) pasirašytą sutartį dėl LIMIS naudojimo yra atsakingas Lietuvos dailės muziejus.
  3. Visi kompiuterizuotos apskaitos elektroniniai duomenys Muziejuje į LIMIS DB teikiami ir saugomi vadovaujantis Muziejaus direktoriaus XXXX-XX-XX įsakymu Nr. XX patvirtintais Muziejaus eksponatų, bibliotekos, audiotekos, videotekos, fototekos ir archyvo vertybių skaitmeninimo, skaitmeninių bylų saugojimo ir apskaitos nuostatais.
  4. Visas elektroninių apskaitos dokumentų kopijas iš LIMIS gali atsisiųsti ir, vykdydami savo tiesiogines pareigas, nepažeisdami galiojančių teisės aktų, naudoti Muziejaus darbuotojai, turintys teisę prisijungti prie LIMIS ir tokius duomenis matyti bei atsisųsti.

 

RINKINIŲ TIKRINIMAS IR PERDAVIMAS

  1. Atliekant Muziejaus rinkinių patikrinimą, kai duomenys apie visus tikrinamo rinkinio eksponatus yra pateikti LIMIS sistemoje, patikrinimo rezultatai fiksuojami LIMIS sistemoje suformuotame patikrinimo akte. Jį atspausdinus, ant akto pasirašo visi tikrinimą vykdę komisijos nariai.
  2. Atliekant Muziejaus rinkinių patikrinimą, kai į LIMIS yra pateikta tik dalis duomenų apie tikrinamo rinkinio eksponatus, LIMIS sistema suformuotame, atspausdintame ir tikrinimą vykdžiusių komisijos narių pasirašytame patikrinimo akte fiksuojami duomenys tik apie LIMIS sistemoje aprašytus eksponatus, o šio akto duomenys įtraukiami į bendrą eksponatų patikrinimo aktą.
  3. Vienam rinkinio saugotojui eksponatų rinkinį perduodant kitam, rinkinys turi būti privaloma tvarka patikrintas, o suformuotas patikrinimo aktas pridedamas prie rinkinio priėmimo-perdavimo akto.

 

EKSPONATŲ IR KITŲ VERTYBIŲ KONSERVAVIMAS BEI RESTAURAVIMAS

  1. Eksponatai perduodami konservuoti bei restauruoti į restauravimo centrus arba atestuotiems restauratoriams ir grąžinami Muziejui pagal LIMIS sistemoje suformuotus, atspausdintus ir pasirašytus aktus: eksponatų judėjimo Muziejuje aktus (kai Restauravimo centras yra Muziejaus struktūrinis padalinys) arba Eksponatų perdavimo-priėmimo trumpai (arba ilgai) saugoti aktus (kai restauravimo centras arba atestuotas restauratorius nėra pavaldus Muziejui).
  2. Visų restauravimo procesų (tarp jų ir prevencinio konservavimo) dokumentavimo duomenys pateikiami LIMIS sistemoje (išsamiam būklės aprašymui ir (arba) Restauravimo duomenims skirtuose eksponato aprašo informaciniuose laukuose.
  3. Eksponato restauravimo duomenis pildo eksponatą konservuojantis arba restauruojantis restauratorius, kuriam yra suteiktos teisės peržiūrėti visą eksponato aprašą ir tvarkyti restauravimo duomenis. Jei restauratorius neturi galimybės pateikti informaciją apie restauravimo procesą tam skirtuose LIMIS informaciniuose laukuose, restauravimo duomenis pagal restauratoriaus pateiktus rašytinius restauravimo dokumentus LIMIS sistemoje pateikia rinkinio, kuriam eksponatas priskirtas, saugotojas.
  4. Restauravimo etapų foto fiksacijos duomenys (skaitmeniniai vaizdai) LIMIS sistemoje susiejami su restauruoto eksponato metaduomenimis ir archyvuojami LIMIS DB, sklaidai skirti duomenys viešinami.

 

EKSPONATŲ VERTINIMAS IR PRISKYRIMAS RINKINIAMS

  1. Rinkinių saugotojai ar kiti už rinkinių apskaitą Muziejuje atsakingi darbuotojai Rinkinių komplektavimo komisijai vertinti teikia tik LIMIS sistemoje jau aprašytus eksponatus ir LIMIS sistemoje suformavę, atspausdinę bei pasirašę eksponatų vertinimo dokumentus.
  2. Rinkinių komplektavimo komisijai priėmus nutarimą dėl eksponato vertės patvirtinimo, posėdžio protokolo numeris, data ir patvirtinta eksponato vertė pateikiama LIMIS sistemos vertinimo kortelės atitinkamuose laukuose. Jei įvertintas arba pervertintas eksponatas jau yra įtrauktas į anksčiau LIMIS sistema suformuotą, atspausdintą ir patvirtintą inventorinę knygą, šie duomenys inventorinėje knygoje įrašomi ranka.
  3. Rinkinių komplektavimo komisija klausimą dėl eksponatų priėmimo į Muziejų, jų įvertinimo ir priskyrimo rinkiniams klausimą į posėdžio darbotvarkę įtraukia gavusi iš vyr. fondų saugotojo arba rinkinių saugotojų, kitų Muziejaus darbuotojų, kuriems pavesta vykdyti eksponatų apskaitą, LIMIS sistema suformuotus, atspausdintus ir pasirašytus trumpai į Muziejų priimtų eksponatų siūlomo įvertinimo ir priskyrimo rinkiniams dokumentus.
  4. Rinkinių komplektavimo komisijai priėmus sprendimą dėl eksponatų įsigijimo ir įvertinimo, LIMIS sistemoje rinkinio saugotojas ar kitas Muziejaus darbuotojas, kuriam pavesta vykdyti eksponatų apskaitą, LIMIS sistemoje pakoreguoja laikinai į Muziejų priimtų eksponatų aprašą, nurodydamas, kad šie eksponatai yra priimti į Muziejų ne trumpam, o nuolatiniam saugojimui, pakoreguoja bei pateikia turimus naujus duomenis apie eksponato įsigijimą, vertę, savininką, autorių turtines teises, saugojimo vietą ir suformuoja eksponato priėmimo nuolat saugoti į Muziejų aktą.

______________________

[1] Toks informacinis laukas LIMIS sistemoje atsiras LIMIS plėtros ir naujų el. paslaugų sukūrimo laikotarpiu.

______________________________________

Parengė LM ISC LIMIS